En la actualidad, las empresas de gestión documental, más allá de sus funciones de organización y almacenamiento de documentos, tienen el desafío de ofrecer a sus clientes soluciones que brinden protección y seguridad a sus datos. Para poder cumplir con su objetivo, estas compañías cuentan con diversas herramientas destinadas al amparo de información y los documentos.

¿Cómo se protegen?

Con ciertos mecanismos tales como son las etiquetas de seguridad, estas se han convertido en una excelente alternativa para las empresas cuyo fin es el de resguardar la información, ya sea dentro de la empresa o de, por ejemplo, sus proveedores. A continuación, te mostramos algunos ejemplos de este tipo de elementos:

Sobres sellados

Una de estas herramientas, por nombrar una entre tantas, son los sobres especiales sellados. Estos facilitan que los documentos sean transportados y conservados de manera segura. Asimismo, se utilizan para proteger físicamente los documentos, para que, con el paso del tiempo o algún traslado, no se vean deteriorados. Así, resguardan de forma íntegra su contenido y, si alguien desea alterarlo al abrirlo, va a quedar en evidencia, puesto que el sellado va a ser visiblemente afectado, previniendo de esta forma a la persona cuando se presente el hecho. En definitiva, los sobres de tipo de sellado cuentan con un sistema de cierre autoadhesivo especial que no solo resguarda el documento, sino que evidencia una vez ha sido abierto.

Evita alteración en los documentos

Si eres una empresa que presta servicio de gestión documental, tu principal objetivo no es solo velar por el estado del documento si no que este no sea alterado o manipulado, esto lo puedes lograr gracias a las etiquetas de seguridad también son consideradas como una garantía en el cuidado de la información, ya que, debido a su composición, existe la posibilidad de evidenciar cuando se presenta una manipulación.

Así pues, tienen dos funciones:

• Evitar la duplicación de documentos.
• Prevenir su manipulación o adulteración.

En definitiva, facilitan el trabajo de protección que tienen que realizar las empresas y, al mismo tiempo, aseguran a los clientes que se han cumplido con todos los protocolos de seguridad.

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En conclusión, en la actualidad es importante contar con elementos de seguridad para tus documentos. De esta manera, no solamente convertirás a tu empresa en un elemento competitivo en el mercado, sino que brindarás la seguridad que tus clientes necesitan para confiar en tus servicios. ¿Ya tienes claro qué tipo de herramienta utilizar?