Si una empresa posee cientos de activos físicos, es indispensable conocer tanto su estado operativo cómo su ubicación. Es aconsejable controlar, rastrear e identificar desde los monitores, computadoras, escritorios, impresoras hasta herramientas industriales para prevenir el robo de los activos, maximizar la eficiencia de los equipos, disminuir su tiempo de inactividad y mejorar su seguridad. Para llevar este control es necesario implementar la marcación de activos.

Anteriormente para etiquetar los activos fijos era necesario utilizar placas metálicas, sin embargo, actualmente existen etiquetas que permiten llevar un control y seguimiento como es el caso de las etiquetas VOID.

Normalmente estas etiquetas contienen un número de identificación del equipo, nombre y logotipo de la empresa y código de barras, lo cual permite administrar mejor cómo se usan, mantienen, adquieren y eliminan los activos. Si tu empresa aún no ha implementado la marcación de activos o desconoces cuál es realmente su importancia, no te pierdas este artículo donde te lo explicaremos.

Beneficios de las etiquetas de activos

En su mayoría, las etiquetas de activos utilizan un código de barras o un serial que se puede escanear o ingresar en una base de datos para obtener información del activo y llevar un registro del mismo, lo cual permite:

• Disminuir los errores al eliminarse la necesidad de registrar manualmente la información de los activos.
• Simplificar el seguimiento de los activos.
• Disminuir los costos relacionados con la pérdida y robo de activos.
• Ubicar rápidamente la transferencia de activos de un departamento a otro.
• Ubicar rápidamente los activos cuando sea necesario.
• Reducir considerablemente el tiempo de búsqueda.

Monitorear activos físicos

Es importante destacar que el monitoreo de activos físicos le permite a la empresa tener una mejor visión de su cartera de activos, identificar cuáles son sus necesidades y eliminar los activos innecesarios, todo esto se traduce en una mejor gestión de recursos.

Control automatizado

Del mismo modo, la marcación de activos ayuda a llevar una gestión eficaz del inventario y realizar de manera rápida y eficaz el recuento de inventarios, lo que permite facilitar y mejorar los procesos.

Prevenir las pérdidas

Los equipos y dispositivos se mueven con frecuencia dentro de la organización por lo que normalmente se pueden extraviar, en este orden de ideas, si los activos no se encuentran registrados será mucho más difícil de ubicar. Esto ocasiona que algunas empresas dupliquen sus activos de manera innecesaria.

Mejor servicio al cliente

El seguimiento de activos les permite a las empresas desempeñarse de manera correcta al mantener sus equipos y asignar mejor los recursos para completar sus proyectos, todo esto se traduce en una mayor satisfacción al cliente.

Elegir la etiqueta adecuada

Actualmente una de las etiquetas más utilizadas para marcación de activos fijos son las VOID, las cuales son unas pegatinas de seguridad que ayudan a evitar la manipulación externa del producto. Esta etiqueta metalizada, una vez que se desprende, su adhesivo muestra sobre la superficie un texto en que se lee la palabra VOID repetida veces. VOID es una palabra inglesa cuyo origen significa sin validez o nulo. Dichas características permiten identificar de manera clara si la etiqueta ha sido desprendida parcial o totalmente.

Aunque las etiquetas VOID son utilizadas con varios fines, uno de los más utilizados es para la marcación de activos fijos.

Como hemos visto, el seguimiento de los activos les permite a las empresas evaluar mejor el uso de cada elemento, comprender sus costos, planificar su mantenimiento, estandarizar el equipo, reducir gastos y evitar pérdidas.