¿Sabía que el etiquetar activos fijos, es una actividad que permite la correcta gestión y control de todos los bienes de importancia para una empresa? Si quiere conocer más, lo invitamos a seguir leyendo nuestro artículo.

Sin duda alguna los activos fijos son una inversión considerable para las empresas, dado que son el fundamento y la base para el desarrollo de diferentes actividades. Es por su importancia en los procesos que, se han implementado desde hace varios años en casi todas las empresas, el etiquetado de activos fijos, ya que por medio de un código único se logra realizar un seguimiento de todo lo que se posee y el lugar en el que se encuentra.

Ahora bien, el etiquetado de activos fijos además de ser un proceso importante, es sumamente sencillo, ya que, mediante un inventario, cada artículo etiquetado puede ser escaneado con el fin de conocer su ubicación y verificar su registro en una base de datos. Del mismo modo, la gestión de activos cuenta con numerosos beneficios, entre los cuales se destaca la eficiencia operativa.

Te contamos cuál es la importancia de la marcación de activos.

¿Qué es un activo fijo?

Los activos fijos se refieren a todos los bienes de las empresas, ya sean tangibles o intangibles, y que generalmente son indispensables para el funcionamiento de la organización. Cabe destacar que los activos fijos no están destinados a la venta. Entre los ejemplos de activos fijos se pueden citar: maquinaria, material de oficina, bienes, muebles, computadoras, automóviles, entre otras cosas.

¿Por qué etiquetar?

Ahora bien, etiquetar activos fijos permite tener una administración eficiente de todo el inventario, pues el etiquetado de los bienes, da inicio a un proceso de control sobre cada uno de los elementos, brindando así las bases reales de todos los bienes existentes de la empresa, cantidad exacta, características de quién es responsable y de su uso, dónde se encuentran, entre otros datos.

Beneficio del etiquetado

Del mismo modo es importante destacar cada uno de los beneficios de las etiquetas de activos físicos. Veamos.

• Facilita la realización de informes: Cuando en las organizaciones deben realizar la entrega de balances o informes relacionados a los activos o bienes, y la información no está debidamente preparada de antemano, es posible que haya algunos problemas para organizarse sobre la marcha. No obstante, si sus activos fijos se encuentran etiquetados, obtener su registro será una tarea mucho más sencilla y eficiente.
• Conserva toda la información de activos relacionados: Intentar mantener los registros relacionados con sus activos fijos de manera manual es una tarea difícil y tediosa. Sin embargo, etiquetar los activos permite recopilar de manera inmediata y simple toda la información necesaria en bases de datos debidamente filtradas y optimizadas para dicho fin.
• Disminuye costos: Para nadie es un secreto que las empresas buscan continuamente métodos para hacer que sus tareas sean más productivas y así, reducir los costos operativos. En este orden de ideas, con el etiquetado de activos las empresas pueden tener un control total sobre lo que tienen en ese momento y evitar gastos adicionales, ya sea por pérdida o por pagar personal adicional para que lleve el control de los activos.
• Ubica los activos: Algunos de los activos deben tener la capacidad de ser desplazados y de cambiar de ubicación dentro de su organización. No obstante, si no se lleva un debido control, al momento de trasladarse los activos, pueden extraviarse o perder seguimiento.  Allí es donde la etiqueta de activos fijos juega un papel importante, ya que permite conocer con exactitud el cambio de la ubicación de cada uno de los bienes, sus nuevos lugares, así como sus usos.
• Toma mejores decisiones: Una empresa que desconoce lo que tiene, tiene una amplia probabilidad de verse obligada a invertir mucho más. Pues el registro de los activos fijos no solo ayuda al control, sino que también permite el análisis de datos que ayudan a conocer cuándo y bajo qué circunstancias es momento de invertir en nuevos activos. Recuerde, llevar un registro de los activos fijos con su debida etiqueta le permitirá tomar decisiones acertadas.

Consecuencias de una mala gestión de los activos fijos:

Como hemos visto, es sumamente importante mantener un control de las propiedades y equipos de las empresas para evitar problemas referentes al inventario del patrimonio, entre los cuales se pueden nombrar:

• Problemas con la contabilización de los activos fijos.
• Pérdidas y deterioro de los activos fijos.
• Aparición de gastos extra por concepto de manutención retrasada.
• Consumo excesivo de recursos humanos y económicos para llevar un correcto control de los activos.
• Desconocimiento del estado o ubicación de los activos.
• Problemas fiscales. Si no existe un control sobre las adquisiciones del negocio o estado productivo de los bienes, su empresa se podría enfrentar a problemas con la oficina de recaudación.

Etiquetado de activos fijos: Tipo de etiquetas

Para la marcación de activos existen varias opciones, entre las cuales se pueden nombrar:

1. Etiquetas Holográficas: Las etiquetas holográficas son una pieza delgada de película sobre la cual se ha grabado mediante tecnología láser, patrones o información que generan un efecto visual 3D. Estas etiquetas son aptas para la identificación, por lo que son popularmente utilizadas como una solución en la marcación de activos.
2. Etiquetas VOID: Las etiquetas VOID son fabricadas con un material que al ser removido deja evidencia, lo que lleva a que no sea posible ser nuevamente adherida a la superficie donde fue aplicada. Se aconseja utilizar para marcar activos fijos y asegurar así que los mismos no puedan ser cambiados o adulterados.
3. Etiquetas Cáscara de huevo: Las etiquetas cáscara de huevo también son conocidas como etiquetas destructibles. Una vez que se intenta arrancar esta etiqueta la misma se destruye en varias fracciones, siendo un aliado para etiquetar activos, llevar un registro de los mismos y evitar que los bienes puedan ser adulterados o cambiados.

Como hemos visto, si su empresa no lleva el control de sus activos fijos podría incrementar los gastos, tener problemas fiscales, pérdida o deterioro del patrimonio, entre otras cosas. Ante esto, el etiquetado permite tener control de cada uno de los activos fijos, así como conocer dónde y quién usa los bienes. De esta forma se puede lograr una cultura de control dentro de su empresa.